Kort svar
Börja i era betalflöden, inte i prislistan. Kartlägg vilka betalningar ni har, hur de ska kunna identifieras i bokföringen och vem som behöver behörighet. Ställ sedan samma frågor till varje leverantör.
Vem gör vad
| Del | Roll i helheten |
|---|---|
| Medlems- eller bokningssystem | Organiserar verksamheten: medlemmar, avgifter, anmälningar och kommunikation. |
| Betaltjänst | Hanterar själva betalningarna och utbetalningarna. |
| Bank | Tillhandahåller konto och banktjänster. |
| Bokföringssystem | Stödjer redovisning och avstämning. |
Funktionerna överlappar ofta. Det konkreta upplägget behöver kontrolleras hos leverantörerna, eftersom samma ord kan betyda olika saker i olika tjänster.
Fem vanliga föreningsexempel
| Exempel | Betalare | Avser | Identifieras genom | Underlag kassören behöver | Vid återbetalning |
|---|---|---|---|---|---|
| Medlemsavgift | Medlem eller vårdnadshavare | Medlemskap för perioden | Medlems-id och avgiftstyp | Avgiftsbeslut, medlemslista och betalningsrapport | Rutin för hel eller delvis återbetalning och hur den bokförs |
| Träningsavgift | Vårdnadshavare | Deltagande i en grupp eller ett lag | Aktivitet, grupp och person | Deltagarlista och avstämning per grupp | Villkor vid skada eller avhopp |
| Anmälan till cup eller läger | Annan förening eller deltagare | Plats i arrangemanget | Arrangemang och anmälningsreferens | Anmälningslista och betalstatus | Avbokningsregler före och efter sista anmälningsdag |
| Gåva till ett ändamål | Privatperson eller företag | Stöd till ett angivet ändamål | Ändamål och kampanj | Sammanställning per ändamål | Hur en felaktig gåva hanteras |
| Lagets gemensamma intäkter | Köpare vid försäljning eller arrangemang | Insamling inom föreningens verksamhet | Lag eller sektion | Redovisning per lag inom föreningens bokföring | Vad som gäller om aktiviteten ställs in |
Checklista inför leverantörsval
- Vilka betalmetoder behöver medlemmar och andra betalare?
- Fungerar lösningen med vårt befintliga föreningssystem och vårt avtal?
- Kan betalningen kopplas till rätt avgift, medlem, aktivitet eller ändamål?
- Vem tar emot pengarna och vilken juridisk aktör ansvarar för respektive tjänst?
- Hur hanteras mottagna medel och vilket skydd gäller för just detta upplägg?
- När betalas pengar ut och vilka villkor kan påverka tidpunkten?
- Hur redovisas avgifter, återbetalningar, reserver och eventuella kortreklamationer?
- Går underlagen att exportera och stämma av mot bank och bokföring?
- Hur fungerar behörigheter och byte av kassör eller styrelse?
- Vad kostar helheten och hur fungerar uppsägning och byte av leverantör?
Checklista inför val av betaltjänst
0 av 10 klara
Läser in sparade svar.
Jämför två alternativ
Fyll i era egna uppgifter. Vi visar inga förifyllda priser, varken Pings eller andra leverantörers.
Beräknat jämförelseunderlag
Alternativ A
Avgifter per år: 0 kr
Administration per år: 0 kr
Alternativ B
Avgifter per år: 0 kr
Administration per år: 0 kr
Formel: 12 × månadsavgift + antal betalningar × styckavgift + betalvolym × procentsats delat med 100 + övriga årskostnader. Administration redovisas separat som timmar × ert eget timvärde.
- Beräkningen förutsätter samma momsgrund för båda alternativen.
- Den förutsätter att fördelningen mellan betalmetoder stämmer.
- Den förutsätter att alla relevanta avgifter är med i inmatningen.
Vanliga frågor
- Behöver vi byta föreningssystem för att byta betaltjänst?
- Inte nödvändigtvis. Det beror på vilka integrationer systemet har och vad ert avtal säger. Fråga båda leverantörerna innan ni bestämmer er.
- Hur vet vi att en betalning hör till rätt medlem?
- Genom att betalningen bär en referens som systemet kan matcha, till exempel medlems-id, aktivitet eller fakturanummer. Be om att få se hur det ser ut i exportfilen.
Läs vidare
Källor
Redaktion: Föreningshjälpen, ett initiativ från Ping Payments. Senast faktagranskad 2026-09-10. Innehållet är allmän vägledning och ersätter inte era stadgar eller rådgivning i det enskilda fallet.